データインポートマニュアル
データインポートとは、団体さまが管理している支援者情報を、excelファイルを使用して一括でコングラントに登録することです。コングラント利用開始以前の情報をコングラントに連結させることができます。
＜目次＞
- データインポートの手順
- excelファイルのダウンロード
- データの整理
- 支援者管理に支援者データをアップロードする
- cでアップロードした支援者管理データを一括ダウンロードする。
- ダウンロードしたexcelに記載されている支援者IDを会費データもしくは寄付データに記入する
- f会費データは会費管理に、寄付データは寄付管理にデータをアップロードする
- excelファイルの入力ルール
- 支援者データファイル
- 寄付データファイル
- 会費データファイル
3. 注意事項
1.データインポートの手順
a. excelファイルのダウンロード
団体様がお持ちの情報をコングラントにアップロードする際は、所定のexcelファイルをご使用いただく必要がございます。以下のドライブより各ファイルをダウンロードしてください。
- 支援者データインポートファイル：ImportFormat_支援者_v3.3
- 会費データインポートファイル：ImportFormat_会費_v3.6
- 寄付データインポートファイル：ImportFormat_寄付_v3.2
b. データの整理
ダウンロードしたexcelファイルの１行目に記載されている項目に従って、団体さまがお持ちの情報の形式を整えてください。
※各項目の入力形式、入力例、備考など詳細は「 2.excelファイルの入力説明」をご覧ください。
c. 支援者管理に支援者データをアップロードする
＜支援者管理＞
支援者管理画面の上部にある「excelインポート」をクリックし、bで整理したexcelファイルを選択し、アップロードしてください。
アップロードが終了すると、全ての支援者データがコングラントの支援者管理上に表示されます。エラーが表示された場合は、必須項目が空欄の場合や入力形式に問題がある場合があります。詳細は、「2. excelファイルの入力説明」をご覧ください。
※一度にインポートできる件数は500件までとなります。500件を超える場合は分けてアップロードしてください。
d. cでアップロードした支援者管理データを一括ダウンロードする。
<支援者管理＞
支援者管理画面の「データ一括ダウンロード」ボタンをクリックし、先ほどアップロードした支援者管理データを一括ダウンロードしてください。
e. ダウンロードした支援者データに記載されている支援者ID（A列）を、bで整理した会費データもしくは寄付データの支援者ID（A列）に記入する
＜支援者データ＞
【補足】支援者管理、会費管理、寄付管理
各管理画面で表示される情報は以下の通りです。
支援者管理：支援者の名前や住所など、支援者に関する情報
会費管理 ：会員種別や受付日など、会費に関する情報
寄付管理 ：寄付額や決済日など、寄付に関する情報
支援者の「個人」のデータに、会費・寄付のデータがそれぞれ紐付いてるイメージです。そのため、先に支援者管理に支援者情報をインポートし、自動に割り振られた支援者IDを基に、会費管理・寄付管理に会費情報・寄付情報をインポートする仕組みです。
▽イメージ図
f. 寄付データは寄付管理に、会費データは会費管理にアップロードする
＜寄付管理＞
寄付管理画面の上部にある「excelインポート」をクリックすると、アップロード画面が表示されます。eで整理したexcelファイルを選択し、アップロードしてください。
＜会費管理＞
会費管理画面の上部にある「excelインポート」をクリックし、eで整理したexcelファイルを選択し、アップロードしてください。
これで、支援者管理、会費管理、寄付管理の全ての情報がコングラント上にアップロードされています。すでに支援者管理に登録のある支援者に、会費情報または寄付情報を追加する場合は、手順d からご対応ください。会費データまたは寄付データに該当の支援者IDを記入し、会費管理、寄付管理にデータをインポートします。
2.excelファイルの入力ルール
ダウンロードしたexcelファイルに団体さまがお持ちの情報を入力していただく際、以下の表をご参考にしてください。
- 赤色の「必須」：入力が必須です
- 緑色の「任意」：空欄の場合でも問題ありません。
＜注意点＞
- 必須項目が空欄の場合や入力形式に問題がある場合は、エラーとなります。
- 入力形式、入力例や備考をご確認ください。
- excelファイル1行目に記載の項目以外に、新たに項目を追加することはできません。他に管理されている項目があれば、「メモ」に記載をお願いします。
a. 支援者データファイル
b. 会費データファイル
c. 寄付データファイル
3.注意事項
- 一度データをインポートすると、団体さまの管理画面上で一括削除することができません。団体さまで1件ずつ削除するか、弊社に削除する支援者IDをご連絡いただければ対応します。
- 一度にインポートする件数が多い場合、インポートされるまでしばらく時間がかかります。その際は、ページバックなどの操作はせず、必ずインポートが完了するまでお待ちください。
- excelファイルの1枚目のシートのみインポート可能です。シートの2枚目以降はインポートされません。
- 日付形式は以下の手順のように、＊（アスタリスク）のついていない「yyyy/m/d」の形式で登録をしてください。＊をつけた形式で登録した場合、エラーが発生します。
お困りの場合はサポートまで
・データインポート方法のレクチャーをご希望の場合は、サポート宛（support@congrant.com）に件名「データインポートレクチャー希望」として、「①団体名 ②メールアドレス」をご連絡ください。
・インポートデータに不安がある場合は、インポート前に弊社で確認することも可能です。その場合は、サポート宛（support@congrant.com）までデータを送付ください。